Guida all'Utilizzo
Tutto quello che devi sapere per usare GoBus2 al massimo delle sue potenzialità — dalla prima configurazione alla fattura elettronica SDI.
1. Prima configurazione
Registra l'account
Vai su /register e inserisci email, password e nome dell'azienda. La registrazione è gratuita: parti dal piano Free (1 autobus, 100 preventivi/anno) senza inserire dati di pagamento.
Completa i dati aziendali
Dal menu utente in alto a destra clicca "Profilo azienda". Compila tutti i campi per la FatturaPA: Denominazione, P.IVA (11 cifre), Regime Fiscale (RF01 ordinario o RF19 forfettario), indirizzo completo (via, CAP, Comune, Provincia, Nazione IT), Codice Fiscale e IBAN. Questi dati vengono usati automaticamente per precompilare PDF e fattura XML.
Senza P.IVA, CAP, Comune o Regime Fiscale la Fattura Elettronica XML non passerà la validazione XSD ufficiale.
Aggiungi la flotta
Vai in "Flotta" e clicca "Aggiungi Autobus". Inserisci nome del modello, targa, anno, capienza posti, classe Euro (2-6) e autonomia media in km/L (es. 3.5 per un bus turistico tipico). Puoi caricare anche una foto del veicolo. Il numero massimo dipende dal piano: Free=1, Pro=10, Ultra=50, Enterprise=illimitati.
Configura tariffe
Vai in "Impostazioni → Tariffe e Prezzi" e imposta il prezzo per km e la soglia per la tariffa minima viaggio breve. Il sistema usa questi valori per calcolare i preventivi automaticamente.
Aggiungi autisti
Vai in "Autisti" e aggiungi i tuoi driver con nome, cognome e telefono. Compila opzionalmente i dati patente (numero, categoria, scadenza), CQC e carta tachigrafica: le scadenze appariranno automaticamente nella pagina "Scadenze". Potrai assegnare gli autisti ai viaggi e generare per ciascuno un link "portale autista" condivisibile via WhatsApp.
2. Preventivi e Viaggi Confermati
Calcola un preventivo
Vai in "Nuovo Preventivo" (o usa il + in alto a destra). Inserisci partenza, destinazione, data e numero passeggeri. Google Maps calcola il percorso reale e il sistema genera il preventivo in meno di 30 secondi, suggerendo l'autobus più adatto dalla flotta.
Aggiungi costi accessori
Nel preventivo puoi includere costi fissi: pedaggi, parcheggi, pernottamento, costi autista, altre voci. Vengono sommati al costo per km per ottenere il totale finale.
Condividi via WhatsApp
Ogni preventivo salvato ha un pulsante "Condividi WhatsApp" che genera un messaggio precompilato con percorso, data, prezzo e dettagli, pronto da inviare al cliente.
Conferma il viaggio
Quando il cliente accetta, vai in "Preventivi salvati" e clicca "Conferma Viaggio". Assegna il bus e gli autisti. Il viaggio passa in "Viaggi confermati" ed entra nel planner.
Associa un cliente CRM
Durante la conferma o in seguito, associa il viaggio a un cliente dall'anagrafica. Questo precompila automaticamente i dati fiscali in contratti, ricevute e fattura elettronica.
3. Documenti PDF reali
Per ogni viaggio confermato, dal menu azioni (⋮) della riga puoi generare 4 documenti. Ogni dialog offre due pulsanti: "Stampa" (finestra di stampa del browser) e "Scarica PDF" (file .pdf reale generato lato client con jsPDF).
Ordine di Servizio (OS-YYYY_XXXXXX.pdf)
Documento operativo interno per l'autista con percorso, orari, bus assegnato, contatti cliente, punto di ritrovo e note. Include una sezione firme per gli autisti. Ideale da stampare o inviare via WhatsApp.
Contratto di Noleggio (CN-YYYY_XXXXXX.pdf)
Contratto legale precompilato con 7 articoli: oggetto, dettagli servizio, corrispettivo (acconto % personalizzabile + saldo), cancellazione e penali (graduali 0/30/50/100% in base al preavviso), obblighi del committente, eventuali clausole aggiuntive, foro competente. Personalizzabile per ogni viaggio.
Ricevuta di Acconto (RA-YYYY_XXXXXX.pdf)
Ricevuta formale per l'acconto ricevuto con importo, data, metodo di pagamento (bonifico, contanti, ecc.), saldo residuo e firme. Tipico per documentare il 20/30/50% di acconto.
Fattura PDF (Fattura_YYYY_XXX.pdf)
Versione PDF leggibile della fattura — utile per clienti privati che non usano lo SDI. Per la fattura elettronica vera (FatturaPA XML conforme SDI) usa il pulsante separato "Fattura Elettronica (SDI)".
4. Fattura Elettronica SDI (FatturaPA XML)
Dal menu azioni del viaggio confermato, scegli "Fattura Elettronica (SDI)". Si apre un dialog con 3 tab: Compilazione, Anteprima e XML.
Tab Compilazione
Form completo: TipoDocumento (TD01 fattura, TD04 nota credito, TD05 nota debito, TD24/TD25 differite, TD20 autofattura, e tutti gli altri TD01-TD28), numero (auto-suggerito da archivio, no duplicati), data, descrizione servizio, eventuale causale, riferimenti opzionali DatiOrdineAcquisto/DatiContratto/DatiDDT per fatture verso PA.
IVA e bollo
Aliquota IVA (0/4/5/10/22%) con scelta "prezzo include IVA: sì/no". Se aliquota 0%, selezioni la Natura (N1-N7). Per esenti con imponibile > €77,47 il sistema aggiunge automaticamente la marca da bollo virtuale di €2. Per regime forfettario RF19 i campi IVA sono gestiti automaticamente.
Pagamento
Condizioni di pagamento (TP01 rate / TP02 unica soluzione / TP03 anticipo), modalità (MP01-MP23: contanti, bonifico, carta, PagoPA, SEPA, ecc.) e scadenza opzionale. Per bonifico l'IBAN viene preso da Impostazioni Azienda.
Tab Anteprima
Vedi la fattura renderizzata in HTML come la vedrà il destinatario: intestazione azienda, cessionario, descrizione, tabella importi (imponibile, IVA, bollo, totale) e dati pagamento. Controlla prima di scaricare l'XML.
Validazione pre-invio
In fondo alla compilazione c'è un pannello con: errori bloccanti in rosso (P.IVA mancante, CAP non valido, calcolo IVA incoerente) e warning gialli (IBAN mancante con MP05, PEC mancante con SDI 0000000, bollo dovuto). Senza errori il pulsante "Scarica XML e archivia" è abilitato.
Il file XML è conforme allo schema XSD ufficiale (testato contro Schema_del_file_xml_FatturaPA_v1.2.2.xsd). Per la prima fattura reale, è consigliato passarla nel "Visualizzatore FatturaXML" dell'Agenzia Entrate prima dell'invio definitivo.
Download e archiviazione
Cliccando "Scarica XML e archivia": il file IT{PIVA}_{numero}.xml viene scaricato e contemporaneamente l'Invoice viene salvato in Firestore con stato "inviata", collegato al viaggio. L'XML va poi inoltrato al SDI tramite intermediario, software contabile o fatturapa.agenziaentrate.gov.it.
Archivio Fatture
Tutte le fatture sono in "Fatture" della dashboard. Per ogni fattura vedi numero, cliente, totale, stato (Bozza / Inviata / Pagata) modificabile cliccando il badge. Il riepilogo in cima mostra totali per stato.
5. CRM Clienti
Aggiungi un cliente
Vai in "Clienti" e clicca "Aggiungi Cliente". Inserisci nome o ragione sociale, email, telefono e note.
Compila i dati fiscali
Nella scheda completa del cliente, sezione "Dati Fatturazione": P.IVA o Codice Fiscale, indirizzo strutturato (via, CAP, Comune, Provincia, Nazione), Codice SDI (7 caratteri per PA, 6 per privati con cassetto fiscale) e PEC (fallback se SDI=0000000).
Come vengono usati
Quando generi un documento per un viaggio associato a quel cliente, i campi sono precompilati con un badge "dati da anagrafica" verde. Modifiche per quella specifica fattura non alterano l'anagrafica master.
6. Scadenze e Manutenzioni
Pagina Scadenze
In "Scadenze" trovi una vista unificata di tutte le scadenze in ordine di urgenza: documenti veicoli (assicurazione, revisione, bollo, collaudo), documenti autisti (patente, CQC, carta tachigrafica), estintori. 4 KPI in alto riassumono scaduti, entro 30 giorni, entro 90 giorni e in regola.
Aggiunta documenti veicoli
I documenti veicoli si gestiscono dalla scheda di ogni autobus in "Flotta". Inserisci tipo (assicurazione/revisione/bollo/collaudo/altro), data scadenza e note. Compaiono automaticamente in Scadenze.
Aggiunta documenti autisti
I documenti autisti si gestiscono dalla scheda di ogni driver in "Autisti". Tipi previsti: patente, CQC, carta tachigrafica, altro.
Manutenzioni programmate
In "Manutenzioni" registri revisioni e tagliandi con date inizio/fine, autobus interessato e note. Le manutenzioni appaiono nel planner come impegno del bus, rendendolo non disponibile per i viaggi in quelle date.
Estintori
Per ogni autobus registri gli estintori con matricola, posizione, data ultima manutenzione e data prossima manutenzione. Le scadenze appaiono in "Scadenze".
Costi operativi per viaggio
Per ogni viaggio confermato, dal menu azioni puoi inserire i costi: carburante, pedaggi, pernottamento, vitto, compenso autista e altre voci. Il sistema calcola automaticamente totale costi, margine netto in € e percentuale di margine sul ricavo.
7. Portale Autista
Genera il link
Nella tabella "Autisti" clicca l'icona di condivisione accanto a un driver. Il sistema genera un link univoco con token opaco e lo copia negli appunti, pronto da inviare via WhatsApp.
Cosa vede l'autista
Il link apre una pagina pubblica (no login) con: calendario dei viaggi assegnati per i prossimi mesi, dettagli di ogni viaggio (percorso, orario, bus, cliente), lista documenti del veicolo scaduti o in scadenza. Ottimizzata per smartphone.
Sicurezza
Il token è opaco (non contiene dati aziendali). Puoi rigenerarlo in qualsiasi momento, invalidando quello precedente.
8. Assistente AI
Accedi alla chat
Dal menu sidebar clicca "Assistente AI". L'interfaccia è full-bleed su smartphone con input sempre visibile sopra la tastiera. Sul desktop c'è una sidebar con suggerimenti rapidi (ZTL, Crit'Air, ZTL Firenze, Reg. CE 561/2006, ecc.).
Knowledge Base globale
L'AI ha già 32+ documenti curati su ZTL italiane (Roma, Milano, Firenze, Venezia, Napoli, Siena, Pisa, ecc.), normative UE (Crit'Air francese, Umweltplakette tedesco, LEZ svedesi), parcheggi pullman per città principali e tariffe ANAV 2025 aggiornate.
Knowledge Base privata aziendale
In "Impostazioni → Knowledge Base AI" puoi caricare documenti specifici della tua azienda (tariffari interni, accordi con clienti abituali, procedure operative, contatti utili). L'AI usa SIA la KB globale SIA la tua KB privata per rispondere — la KB privata è isolata e visibile solo a te.
Modello
Le risposte sono generate con Google Gemini 3.5 Flash via OpenRouter, ottimizzato per task agentici. Sempre in italiano.
9. Piano e fatturazione
Vedi il tuo piano attuale
Dal menu utente in alto a destra clicca "Piano e fatturazione". Vedi il piano attuale (Free / Pro / Ultra / Enterprise) e gli eventuali moduli attivi (GPS Tracking, Tachigrafo Manager o Bundle). Per ogni piano è dettagliato cosa include e i limiti (autobus, preventivi/anno).
Upgrade del piano
Clicca "Passa a Pro" o "Passa a Ultra" — vieni reindirizzato al checkout Stripe. Dopo il pagamento il piano si attiva immediatamente via webhook. Il limite di autobus e preventivi viene aggiornato.
Gestione abbonamento (Customer Portal Stripe)
Dopo aver attivato un piano a pagamento, clicca "Gestisci fatturazione" per aprire il Customer Portal Stripe. Da lì puoi: scaricare le fatture passate Stripe, aggiornare la carta di credito, aggiornare email/indirizzo/codice fiscale, cancellare l'abbonamento (a fine periodo).
Moduli aggiuntivi (GPS, Tachigrafo, Bundle)
Tre moduli cumulabili per veicolo: GPS Tracking 10€/bus/mese (live tracking, replay, eventi guida, geofencing), Tachigrafo Manager 10€/bus/mese (archivio DDD, alert 28/90 gg, riepilogo infrazioni, export ispezione), Bundle GPS+Tachigrafo 15€/bus/mese (entrambi i moduli con sconto 5€). Hardware Teltonika opzionale 99€ una tantum oppure Bring Your Own.
Piano Enterprise (custom)
Per gruppi e consorzi con flotte oltre 50 bus: piano Enterprise da 299€/mese + 8€/bus oltre i 50. Include bus illimitati, SSO, API REST, account manager dedicato, SLA 99.9% contrattuale, backup giornaliero personalizzato. Si attiva tramite contatto commerciale dal pulsante "Contattaci" nella pagina abbonamento.
Ecosistema Premium FMC650 (moduli avanzati)
Con il Kit DDD-Ready installato sblocchi 7 moduli premium opzionali: Sicurezza Autisti (€5/bus, classifica autisti), Monitoraggio Carburante (€5/bus, anti-furto carburante), Identificazione Autista (€3/bus, identificazione via iButton/RFID), Diagnostica Veicolo (€5/bus, dati CAN motore), Antifurto Pro (€4/bus, sicurezza avanzata), Registrazione Video (€20/bus, dashcam con upload cloud), Monitoraggio Temperatura (€3/bus, sensori 1-Wire). Tutti attivabili dalla pagina Abbonamento → sezione "Moduli Premium". Alcuni richiedono accessori hardware specifici (iButton, CAN adapter, fuel sensor, ecc.) venduti come una tantum.
Accessori hardware opzionali
Catalogo accessori per estendere il Teltonika Professional: iButton Reader €40, RFID Reader €60, Sensori temperatura 1-Wire €30, CAN Adapter LV-CAN200 €120, Sensore carburante analogico €80, Sirena+flash €40, Buzzer cabina €25, Pulsante panic €30, Teltonika DualCam €300. Vendita una tantum su richiesta dalla pagina Abbonamento → sezione "Accessori opzionali". Tutti i prezzi escludono installazione (a carico cliente, ~€80-150 da officina autorizzata).
10. GPS Tracking (modulo)
Modulo opzionale a 10€/bus/mese (incluso nel Bundle 15€). Attivabile per veicolo dalla pagina Abbonamento. Pagina admin: /admin/gps.
Attiva il modulo su un veicolo
Vai in "Piano e fatturazione" → sezione "Moduli aggiuntivi". Clicca "Attiva GPS Tracking" e seleziona quanti bus abilitare. Il conteggio si aggiorna sulla fattura mensile Stripe pro-rata.
Mappa live
In /admin/gps trovi la mappa con tutti i bus attivi. Ogni marker mostra targa, velocità corrente, direzione, ultimo aggiornamento (refresh ogni 20 secondi). Click su un marker apre il pannello dettagli con storico viaggi del giorno.
Replay storico
Seleziona un veicolo, scegli una data nell'archivio (90 giorni di retention standard, 12 mesi per Ultra/Enterprise). La traccia animata mostra percorso reale, soste, velocità istantanea e eventi di guida (frenate brusche, accelerazioni, sterzate, eccesso velocità) marcati lungo la rotta.
Geofencing
Definisci aree autorizzate (depositi, zone operative) e aree vietate (ZTL, zone pedonali). Quando un bus entra/esce da un'area, ricevi notifica push e l'evento finisce nello storico. Utile per audit, anti-furto e produttività.
Crash detection e anti-furto
L'accelerometro del Teltonika rileva impatti significativi (>2.5G) e invia notifica immediata al manager con coordinate e timestamp. Tow alarm: se il bus viene mosso a motore spento, parte allarme. Jamming detection: rileva tentativi di disturbo GPS/GSM.
Comandi remoti
Dalla scheda del veicolo puoi inviare: blocco motore (immobilizer), reboot device, richiesta posizione singola, attivazione sirena/buzzer (se accessori installati). Tutti i comandi sono loggati con utente e timestamp.
Variante GPS standalone
Esiste una variante "GPS only" registrabile da /register-gps a 12€/bus/mese (minimo 3 bus) per chi vuole solo tracking senza il gestionale completo. La UI è ridotta (solo Dashboard, GPS, Flotta, Autisti, Scadenze, Chat, Impostazioni, Abbonamento).
11. Tachigrafo Manager (modulo)
Modulo opzionale a 10€/bus/mese (incluso nel Bundle 15€). Conforme Reg. UE 581/2010 (retention minimo 12 mesi) e Reg. CE 561/2006 (tempi guida/riposo). Pagina admin: /admin/tachigrafo.
Upload manuale dei file DDD
In /admin/tachigrafo, tab "Archivio", clicca "Carica DDD" e trascina i file (.DDD o .V1B/.C1B). Il sistema rileva tipo (autista/veicolo), periodo coperto, identificativo carta/VIN e archivia. Drag & drop multiplo supportato.
Scarico automatico (Kit DDD-Ready)
Lo scarico remoto OTA richiede l'acquisto del Kit DDD-Ready (Teltonika FMC650 + cavo OEM + setup remoto, €450 una tantum). Una volta installato, il device scarica automaticamente carta autista ogni 28 giorni e memoria veicolo ogni 90 giorni, secondo normativa.
Alert scadenze
Il sistema invia notifiche automatiche: 7/3/1 giorni prima della scadenza scarico carta autista (28 gg dal precedente) e veicolo (90 gg). Le scadenze appaiono anche nella pagina "Scadenze" globale, raggruppate per urgenza.
Viewer file
Click su un file archiviato → viewer leggibile con: identificazione carta/veicolo, attività giornaliere (guida/riposo/disponibilità/altro lavoro), eventi (eccesso velocità, mancato riposo, cambio carta), pause, KM percorsi. Esportabile in PDF leggibile.
Export per ispezione
Tab "Export" permette di selezionare uno o più file e generare un archivio ZIP con DDD originali + report sintetico, pronto per consegna a ispettore o consulente del lavoro. Periodo personalizzabile.
Conformità normativa
I file DDD sono archiviati cifrati in Firebase Storage con retention legale (minimo 12 mesi, default 24 mesi). Solo il titolare azienda e i superadmin loggati possono accedervi. Audit trail completo: chi ha caricato, quando, da quale IP.
L'obbligo di scarico periodico ricade sull'azienda, anche se il software automatizza il processo. Verifica sempre che gli alert non siano in errore prima della scadenza.
13. Booking pubblico (Ultra/Enterprise)
Funzione disponibile dai piani Ultra in su. Permette di pubblicare una pagina di richiesta preventivo brandizzata con la tua azienda.
Attiva la pagina pubblica
In Impostazioni → "Booking pubblico" abilita la pagina. Ricevi un URL personalizzato (es. gobus2.app/b/la-tua-azienda) condivisibile o integrabile come iframe nel tuo sito.
Come funziona per il cliente
Il visitatore compila un form (partenza, destinazione, data, passeggeri, contatti). Il sistema mostra una stima istantanea con Google Maps + tariffe tue, e invia la richiesta nel pannello "Viaggi → Richieste prenotazione".
Gestione richieste
Vai in /admin/viaggi tab "Richieste". Per ogni richiesta: contatta cliente, modifica i dettagli, accetta (la trasformi in preventivo salvato) o rifiuta. Lo stato torna visibile al cliente via link tracking.
Personalizzazione
Logo, colore primario, testi welcome, campi opzionali (es. nome gruppo, occasione) sono configurabili. Le richieste vengono firmate anti-spam con reCAPTCHA invisibile.
14. Report e Analytics
Dashboard KPI
La home /admin mostra in alto 4 KPI principali: viaggi del mese, ricavi del mese, margine medio %, prossime scadenze. Sotto il "viaggio del giorno" e mini-widget con grafici trend ultimi 30 giorni.
Report dettagliati
In /admin/report trovi grafici revenue mensile/trimestrale, distribuzione ricavi per bus, top 10 clienti per fatturato, distribuzione viaggi per origine/destinazione. Esportabile in CSV/PDF.
Margini per viaggio
Per ogni viaggio confermato con costi inseriti, il sistema calcola: ricavo, totale costi, margine netto in €, margine % sul ricavo. Aggregati nel report per identificare viaggi più/meno redditizi.
Esportazioni contabili
Dalla pagina Fatture puoi esportare l'intero archivio fatture in CSV (compatibile con la maggior parte dei gestionali contabili) oppure ZIP con tutti gli XML del periodo selezionato. Utile per consulente fiscale.
- Completa il profilo aziendale PRIMA di generare la prima fattura: la validazione XSD blocca il download se mancano P.IVA, CAP, Comune o Regime Fiscale.
- Aggiungi i clienti abituali nel CRM con P.IVA e Codice SDI: fatture, contratti e ricevute saranno precompilate automaticamente.
- Per la prima fattura elettronica reale, scaricala da GoBus2 e passala nel "Visualizzatore FatturaXML" dell'Agenzia Entrate prima dell'invio definitivo — doppia sicurezza.
- Usa lo stato pagamento (Bozza / Inviata / Pagata) per tenere sotto controllo la liquidità.
- Genera il link portale autista e condividilo via WhatsApp: il driver vedrà sempre lo schedule aggiornato in tempo reale.
- Controlla la pagina Scadenze ogni settimana per anticipare scadenze documenti veicoli, autisti ed estintori.
- Carica nella Knowledge Base privata i tuoi tariffari speciali e accordi con clienti abituali: l'AI risponderà usando anche quei dati.
- Backup automatici giornalieri sono attivi: troverai gli snapshot in gs://gobus2-backups-eu con retention 30 giorni.
Hai ancora domande?