Fatture senza dubbi

1. Scegli dove emettere ogni fattura

L’invio da GoBus è facoltativo, dal piano Pro e quando disponibile per la tua azienda. La disponibilità del piano non attiva il servizio da sola.

• Continui con il gestionale abituale: emetti lì le fatture e usi GoBus per organizzare i servizi.
• Affianchi GoBus: scegli quali servizi fatturare qui e riserva loro una serie distinta, concordata con chi tiene la contabilità.
• Prepari l’XML in GoBus e lo trasmetti altrove: verifica prima che l’altro strumento possa importare quel file mantenendo numero, data e importi. Controlla la ricevuta nel canale usato.

Una fattura, un solo invio: se l’hai già trasmessa con un gestionale, non inviarla anche con l’altro. Importarla per contabilizzarla non significa emetterla di nuovo. I due archivi non si sincronizzano automaticamente.

Puoi mantenere il codice destinatario con cui ricevi le fatture nel tuo gestionale. Il codice del cliente da inserire nella fattura serve invece a recapitare a lui il documento.

2. Attiva e verifica la conservazione

Archivio, consultazione e conservazione sono cose diverse. Scaricare un XML o vederlo in GoBus non significa averlo conservato a norma. Per attivare l’invio da GoBus, il titolare deve aver aderito al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.

1. Accedi all’area riservata dell’Agenzia con SPID, CIE o CNS. Apri Fatture e Corrispettivi e seleziona l’utenza della tua azienda; per una società serve una persona abilitata a operare per essa.
2. Apri la sezione Conservazione nell’area dedicata alla fatturazione elettronica. Cerca l’adesione o la gestione dell’accordo di servizio.
3. Controlla se esiste già un accordo attivo. Se è assente o scaduto, segui la procedura di adesione o rinnovo. Leggi il manuale e l’accordo, quindi accetta le condizioni richieste e conferma.
4. Verifica l’esito nel portale. Conserva l’attestazione o il riepilogo e controlla decorrenza, durata e stato dell’accordo. L’apertura della pagina, da sola, non attiva nulla.
5. Controlla le fatture precedenti. Non presumere che siano tutte coperte dalla nuova adesione: verifica il periodo previsto dall’accordo, l’eventuale conservazione già fornita dal tuo gestionale e le modalità per i documenti rimasti scoperti.
6. Torna in GoBus. In Impostazioni → Fatture e SDI, spunta «Ho aderito» soltanto dopo la verifica. Completa i dati fiscali e leggi le condizioni di trasmissione prima di attivare.

Il servizio gratuito dell’Agenzia riguarda le fatture emesse e ricevute attraverso lo SDI secondo l’accordo, anche se provengono da programmi diversi. Se hai già un conservatore privato, verifica con il commercialista copertura e continuità prima di cambiare servizio.

Non comunicare a GoBus credenziali SPID, password o codici di accesso dell’Agenzia. La spunta in GoBus è una tua dichiarazione: non sottoscrive l’accordo sul portale e non ne verifica automaticamente la validità.

3. Scegli la numerazione prima di salvare

Ogni fattura deve avere un numero progressivo che la identifichi senza ambiguità. Se usi due programmi, una serie riservata a GoBus facilita la separazione: concordala con il commercialista e verifica che non sia già usata.

1. Decidi serie e prossimo numero. Se la serie è nuova, puoi partire da 1; se esiste già, continua dall’ultimo numero usato anche fuori da GoBus. Mantieni progressione e ordine delle date nella serie.
2. Controlla «Numero fattura» in Compilazione. GoBus propone un numero automatico per anno; puoi sostituirlo con il numero completo concordato, per esempio GB/2026/0001, prima del primo salvataggio.
3. Per una serie con prefisso, verifica ogni documento. Attualmente GoBus non memorizza il prefisso come serie automatica: devi riportare il numero completo anche nella fattura successiva. Il contatore automatico è annuale, non separato per ciascun prefisso.
4. Controlla anche l’altro gestionale. GoBus verifica i duplicati nel proprio archivio e nelle prenotazioni attive, ma non può sapere quali numeri hai usato altrove. Il numero viene prenotato al salvataggio; non eliminare documenti per riutilizzarlo.
5. Al cambio d’anno, verifica il criterio scelto. Se adotti una serie annuale, il nuovo anno può iniziare da GB/2027/0001. Non azzerare una serie che hai concordato come continua e non rinumerare le fatture già emesse.

Per una fattura scartata, la correzione ordinaria mantiene numero e data. Una fattura già emessa non si corregge cambiandole numero: valuta una nota di credito con il commercialista e usa il collegamento alla fattura originaria.

4. Controlla il documento e scegli un solo canale

Dal viaggio confermato apri Fattura Elettronica (SDI). Prima di salvare, controlla:

• Intestazione e regime fiscale della tua azienda; dati fiscali, indirizzo e codice destinatario o PEC del cliente.
• Numero, data, descrizione del servizio e tipo di documento coerenti con l’operazione.
• Importo, scelta IVA inclusa/esclusa, aliquota o natura, eventuale bollo e totale dell’anteprima. Il regime dell’azienda non determina da solo l’IVA di ogni servizio.
• Pagamento e scadenza: se hai già incassato, evita di chiedere un secondo pagamento. Lo stato «Pagata» non prova l’invio allo SDI.

«Scarica XML e archivia» prepara un file e una bozza: devi ancora trasmetterla. «Salva e invia allo SDI», quando disponibile, avvia la trasmissione da GoBus. Leggi gli avvisi e controlla poi la ricevuta.

Un PDF, una bozza o un invio in ambiente di prova non sono una fattura trasmessa in produzione. Se l’esito è incerto, controlla lo stato: non tentare un secondo invio con un altro programma.

Per casi particolari, operazioni estere, PA o regimi speciali verifica il trattamento con il commercialista. Il flusso agenzia viaggi art. 74-ter resta un’anteprima e non abilita l’emissione fiscale.

5. Leggi la ricevuta, non soltanto il messaggio di invio

In attesa o in verifica

La trasmissione non ha ancora un esito definitivo. Controlla «Ricevute» nell’archivio. Se GoBus richiede una verifica manuale, contatta l’assistenza senza reinviare.

Consegnata

Lo SDI ha consegnato il documento. Conservalo e passalo alla contabilità; non emettere una seconda fattura per lo stesso servizio.

Mancata consegna

Lo SDI ha superato i controlli ma non ha recapitato sul canale del cliente: la fattura è emessa. Avvisa il cliente che l’originale è disponibile nell’area riservata dell’Agenzia e fornisci una copia di cortesia. Non ritrasmetterla come nuova.

Scartata

La fattura non risulta emessa. Leggi il motivo, correggi e ritrasmetti normalmente con lo stesso numero e la stessa data entro 5 giorni dalla notifica di scarto. Per situazioni che richiedono un trattamento diverso, senti il commercialista.

I documenti verso la PA hanno anche esiti specifici: leggi la ricevuta e verifica come procedere prima di correggere o riemettere. «Invia copia al cliente» invia una copia di cortesia, non sostituisce la trasmissione fiscale.

6. Tieni insieme contabilità e documenti

Le fatture passate correttamente dallo SDI sono consultabili in Fatture e Corrispettivi → Consultazione, anche se le hai emesse da programmi diversi. Il commercialista deve avere la delega specifica alla consultazione delle fatture elettroniche: verifica che sia attiva.

• Concorda come il commercialista acquisirà XML, ricevute e dati degli incassi.
• Se importi una fattura già emessa nell’altro gestionale, mantieni numero, data e importi e usa la sola registrazione contabile. Non attivare un secondo invio.
• Verifica che tutte le serie siano incluse nella contabilità, anche quelle emesse fuori da GoBus.
• Controlla periodicamente l’accordo di conservazione e i documenti effettivamente conservati. La consultazione nel portale è un servizio distinto.